作業申請は二週間前までに――IT現場を悩ませる事前調整

他の業界については詳しく知らないが、IT業界には、商用環境で作業を行うにあたって、「二週間前ルール」と呼べるような決まりがある。

作業当日から数えて、少なくとも二週間前までに作業申請を行わなければ、承認が下りず、作業を実施できないというものである。

一見すると、「なんだ、二週間前に申請すればよいだけか」と思われるかもしれない。されど、実際はそんな単純な話ではない。

商用環境で作業を行うには、事前にさまざまな準備を済ませておかなければならない。大きく分けると、スケジュールの策定、作業環境や手順の準備、そして人員の確保である。

まず、スケジュールである。

作業の開始から終了まで、何を、いつ、どのような順番で行うのかを決める。作業当日に実施することだけではない。事前に済ませておくべきことや、作業終了後に確認しなければならないことがあれば、それらも含めて計画する必要がある。

次に、作業の準備である。

例えば、サーバやネットワーク機器を設置する場合、まず作業環境を調査しなければならない。機器はどの建物の、どの部屋の、どのラックに収容されているのか。配線はどのように行うのか。そもそも、機器はすでに設置されているのか、それとも、これから搬送して設置する必要があるのか。

新たに設置するのであれば、事前に工事を依頼しなければならない場合もある。

また、システムを導入するのであれば、顧客の要望を満たすための設計も必要になる。どのような設定にするのか、どのような手順で導入するのか。必要に応じて、事前に試験環境で動作を確認しておくこともある。

さらに、作業全体の進め方も考えなければならない。サービスへの影響を避けるために、どの時間帯に作業するのか。複数の業者が同じ場所で作業するのであれば、それぞれの作業時間や順番を調整する必要もある。場合によっては、本番作業の前にリハーサルを行い、手順に問題がないかを確認しておくこともあるだろう。

そして、こうした準備を踏まえて作成するのが、作業手順書である。

当日、誰が何をどの順番で実施するのかを、具体的に記載しておく。予定どおりに進まなかった場合に備え、どのように対応するのかも決めておかなければならない。

万一、作業がうまくいかなかった場合には、変更した内容を元に戻す必要もある。その場合、どの時点で中止を判断し、どのような手順で元の状態に戻すのか。いわゆる作業の切り戻しについても、あらかじめ検討しておくのである。

最後に、人員の配置である。

事前準備、作業当日、作業終了後、それぞれの段階で誰が必要になるのかを確認し、要員を確保しておかなければならない。また、作業中に不測の事態が発生した場合に備え、誰に連絡し、誰が判断するのかという連絡体制も必要になる。

ざっと挙げただけでも、これだけの準備が必要になる。実際には、作業の規模や内容によって、さらに多くの確認事項がある。

そして、何より厄介なのは、こうした一連の準備を、自分の部署だけで決められることがほとんどないという点である。

社内の別部署に確認しなければならないこともあれば、顧客の判断を仰がなければならないこともある。さらに、相手先の担当者一人に尋ねれば、その場で回答が得られるというものでもない。相手先でも関係者を集め、チーム内で検討したうえで回答することが多い。

つまり、自分の部署で準備を進めるだけでなく、社内外の関係者との調整も並行して進めなければならないのである。

こうした確認や調整が一通り済み、必要な条件が整って初めて、作業申請を行うことができる。

二週間前という期限は、単に書類を提出するための日ではない。その日までに、作業を安全に実施するための準備と関係者との調整を終えておかなければならないということなのだ。

そのため、申請期限が近づいてくると、必要な確認が一つでも残っていないか、関係者からの回答は届いているかと、気が気ではない。なかなか調整が進まないと、胃が痛い日が続くことになる。

さて、このような作業ルールは、金融機関や官公庁などでは、私が仕事を始めた頃には、すでに存在していたと記憶している。一方で、こうしたルールが幅広い業界や企業の社内規定にまで広がっていったのは、その後のことだったように思う。

背景には、商用環境での作業を行う際、顧客と業者の間で作業範囲や手順、責任の所在などが十分に確認されていなかったことによる事故があり、その反省から、事前申請や承認の仕組みが整えられていったという経緯がある。

作業前に十分な準備を行い、関係者の確認と承認を経てから実施する。こうしたルールが設けられたのは、過去の事故を繰り返さないためでもある。

それでも、事故が完全になくなるわけではない。

どれほど事前の確認を重ね、手順を整えたとしても、想定外の事態が起きることはある。ルールを厳密にすることは大切だが、それだけで安全が保証されるわけではない。

二週間前ルールとは、単に作業を制限するための決まりではない。作業当日を迎えるまでに、どれだけ準備し、関係者と確認を重ねられるか。そのための時間を確保する仕組みでもあるのだ。